สำหรับธุรกิจโลจิสติกส์ เครื่องมือ อุปกรณ์ที่ทันสมัย และทำเลที่โดดเด่นเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่อีกหนึ่งปัจจัยที่สำคัญไม่แพ้กันคือ “ความเป็นมืออาชีพและประสิทธิภาพของพนักงาน” และทุกๆ ความสำเร็จของสหไทย เทอร์มินอล ล้วนมีเหล่าพนักงานและเจ้าหน้าที่ทุกฝ่ายที่ยอดเยี่ยมเป็นเบื้องหลังเสมอมา
จึงเกิดคอลัมน์ “Behind The Success” เพื่อแนะนำให้ทุกท่านรู้จักกับทีมงานแต่ส่วนของสหไทย เทอร์มินอล สำหรับเดือนแรกขอแนะนำให้รู้จักกับทีมงาน Import Document อีกหนึ่งฟันเฟืองสำคัญของสหไทย เทอร์มินอล ที่คอยช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้นำเข้า
เป็นที่ทราบกันดีว่าการนำเข้าส่งออกสินค้าเป็นกระบวนการที่มีความซับซ้อนทั้งในด้านการปฏิบัติการและการดำเนินเอกสาร โดยเฉพาะกับสินค้าขาเข้าที่ต้องดำเนินพิธีการศุลกากร ซึ่งต้องการความละเอียดรอบคอบและความเข้าใจในด้านเอกสารเป็นอย่างมาก ซึ่งทางสหไทย เทอร์มินอล ก็มีหน่วยงานฝ่าย Import Document ที่แข็งแกร่ง มากประสบการณ์ และเชี่ยวชาญเฉพาะทาง พร้อมให้บริการแก่ลูกค้าทุกท่าน
วันนี้ทาง สหไทย เทอร์มินอล ขอแนะนำทีม Import Document ให้กับลูกค้าทุกท่านได้รู้จักมากขึ้น ผ่านบทสัมภาษณ์ของคุณอิสราภรณ์ ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่าย Import Document ในด้านปรัชญาการทำงานและปัจจัยที่ทำให้พวกเขาสามารถมอบบริการที่ยอดเยี่ยมแก่ลูกค้ามานับสิบปี
Q: ขอบเขตงานของฝ่าย Import Document มีในส่วนใดบ้าง และความสำคัญของฝ่าย Import Document คืออะไร
คุณอิสราภรณ์: ต้องบอกว่าขอบเขตงานของฝ่าย Import Document เกี่ยวข้องกับกระบวนการตรวจปล่อยสินค้าขาเข้าโดยตรง โดยเราจะให้บริการตรวจสอบเอกสารขาเข้าจากผู้นำเข้าสินค้า หรือตัวแทนขนส่งสินค้า ว่ามีความถูกต้องและตรงกับฐานข้อมูลของเราหรือไม่ ก่อนจะนำไปยื่นดำเนินพิธีศุลกากรกับทางกรมศุลกากร เพื่อนำสินค้าออกจากท่าเรือได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย
ฝ่าย Import Document เป็นเหมือนตัวกลางในการประสานงานระหว่างผู้นำเข้า สายการเดินเรือ ท่าเรือ และกรมศุลกากร ซึ่งฐานข้อมูลของเราจะเชื่อมต่อกับทางกรมศุลกากรโดยตรง เราจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับทางกรมศุลกากร หากเอกสารของทางลูกค้ามีปัญหา เราก็พร้อมที่จะประสานงานกับฝ่ายต่างๆ เพื่อตรวจสอบเอกสาร และพยายามแก้ไขปัญหาของลูกค้า เพื่อให้กระบวนการตรวจปล่อยสินค้าสามารถลุล่วงไปได้ในที่สุด
Q: จุดเด่นในการให้บริการของฝ่าย Import Document คืออะไร
คุณอิสราภรณ์: สิ่งที่เป็นจุดเด่นของฝ่าย Import Document ของ สหไทย เทอร์มินอล อย่างแรกคือการมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องคอยให้บริการลูกค้าอย่างครอบคลุมในพื้นที่ของท่าเรือ ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานศุลกากรประจำเขตพื้นที่ สำนักงานองค์การอาหารและยา และสำนักงานกรมวิชาการเกษตร ทำให้กระบวนการตรวจปล่อยสินค้ามีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
ในด้านเทคโนโลยี เราได้อัพเดทระบบคอมพิวเตอร์ให้มีความทันสมัย ทำให้สามารถรองรับลักษณะการทำงานที่เปลี่ยนไป ขณะเดียวกันเราได้นำระบบเรียกคิวอัตโนมัติมาใช้งาน แทนระบบเรียกคิวแบบเดิมๆ ซึ่งจะทำให้กระบวนการเรียกคิวมีความถูกต้องและเป็นมิตรกับผู้ใช้งานมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เรายังได้ปรับปรุงห้องยื่นเอกสารใหม่ให้เป็นมิตรกับผู้ใช้บริการมากขึ้น มีการเพิ่มมุมเครื่องดื่ม เช่น ชา กาแฟ และน้ำเปล่า ที่ลูกค้าสามารถใช้บริการได้ฟรี
นอกจากนี้ อีกหนึ่งจุดเด่นที่สำคัญที่สุดของเราก็คือการให้บริการลูกค้า โดยทีมของเราพร้อมให้บริการลูกค้าทุกท่านด้วยความตั้งใจและใส่ใจ เพื่อมอบประสบการณ์การใช้บริการที่น่าพึงพอใจที่สุดแก่ลูกค้า
Q: อะไรคือความท้าทายในการทำงานในฝ่าย Import Document
คุณอิสราภรณ์: แม้ในชื่อของฝ่ายเราจะมีคำว่า Document แต่ในความเป็นจริงแล้ว แก่นแท้ของเนื้องานของเรากลับเป็นงานบริการชนิดหนึ่ง ดังนั้น ความท้าทายหลักของเราคือการทำอย่างไรลูกค้าถึงจะได้รับบริการที่ดีที่สุดและความพึงพอใจมากที่สุด ซึ่งหลังจากทำหน้าที่ในส่วนนี้มาเป็นเวลามากกว่าสิบปี เราก็พบว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำงานของเราคือความรวดเร็วและการมีจิตใจรักการให้บริการ หรือ Service Mind
กล่าวคือลูกค้าทุกท่านล้วนต้องการบริการที่ถูกต้องรวดเร็ว ดังนั้น ทีมงานของเราจึงต้องทำงานอย่างรวดเร็วเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการออกเอกสาร การตัดสินใจ การประสานงาน รวมไปถึงการแก้ปัญหา ขณะเดียวกันพวกเขาก็ต้องการเจ้าหน้าที่ที่ยิ้มแย้มแจ่มใสพร้อมให้ความช่วยเหลืออยู่เสมอ ดังนั้น เจ้าหน้าที่ในฝ่ายของเราทุกคนต้องมีความกระตือรือร้น ช่างสังเกต และมีจิตใจพร้อมให้บริการ
หลายครั้งที่ลูกค้าของเราได้รับความกดดันจากปัจจัยต่างๆ ทั้งด้านเวลาและปัญหาในกระบวนการทำงานในส่วนอื่นๆ จนทำให้ความกดดันเหล่านั้นถูกส่งต่อมายังทีมงานของเรา แต่ถึงอย่างนั้น ด้วยปรัชญาการทำงานที่ได้รับการถ่ายทอดมา ทีมงานเราก็ยังคงให้บริการอย่างเต็มที่ เพื่อความพึงพอใจสูงสุดของลูกค้า
Q: ฝ่าย Import Document มีแนวทางอย่างไรในการพัฒนาบุคคลากรให้สามารถตอบสนองปรัชญาการทำงานดังที่กล่าวมาข้างต้นได้
คุณอิสราภรณ์: “การพัฒนาบุคลากรให้สามารถตอบสนองปรัชญาการทำงานเป็นสิ่งที่เราให้ความสำคัญเสมอมา โดยเราจะมีการอบรมการทำงานเบื้องต้นให้กับพนักงานใหม่ทุกคน และหากมีโอกาส เราจะมีการจัดหาหลักสูตรในการอบรมพนักงานในด้านต่างๆ เช่น การพัฒนาจิตใจให้บริการ (Service Mind) หรือด้านอื่นๆ เพื่อพัฒนาศักยภาพของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
แต่อย่างไรก็ตาม เราเชื่อว่าการเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือการเรียนรู้ผ่านประสบการณ์ทำงานจริง ดังนั้น พนักงานใหม่ของเราจะได้ลงมือปฏิบัติงานจริงทันที โดยมีเจ้าหน้าที่ระดับหัวหน้าคอยให้คำปรึกษาและดูแลอย่างใกล้ชิด
พวกเขาจะได้มีโอกาสเผชิญกับสถานการณ์การทำงานจริง รวมทั้งพบกับปัญหาในการทำงานจริงๆ และต้องเรียนรู้ที่จะรับมือกับปัญหาเหล่านั้นด้วยตัวเอง และหากต้องการคำปรึกษาใดก็สามารถปรึกษากับหัวหน้าได้ทันที ซึ่งประสบการณ์เหล่านั้นจะเป็นสิ่งล้ำค่าที่จะทำให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้และพัฒนาตนเองอย่างก้าวกระโดด”
Import Document นับเป็นหน่วยงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในซัพพลายเชน ซึ่งไม่เพียงต้องการความละเอียดรอบคอบในการทำงานเท่านั้น แต่ยังต้องมีความเข้าใจในด้านการให้บริการอีกด้วย ซึ่งฝ่าย Import Document จากสหไทย เทอร์มินอลยินดีและพร้อมให้บริการแก่ลูกค้าทุกท่านอย่างเต็มที่ หากลูกค้าท่านใดมีข้อสงสัยหรือติดปัญหาใด สามารถติดต่อฝ่าย Import Document ได้